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BMBF/Bundesmittelprojekte

Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und andere Bundesministerien und Bundesbehörden fördern die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn in zahlreichen Projekten. Im Folgenden finden Sie Hinweise zur Bewirtschaftung der Projektmittel. Selbstverständlich stehen Ihnen die Sachbearbeiter gerne für Rückfragen zu Verfügung.

 

Beratung/Kick-off

Gerne bietet das Dezernat 7 eine Antragsberatung an. Zuständig für die Beratung bei Drittmittelanträgen ist Abteilung 7.1.

Abteilung 7.1 ist erster Ansprechpartner und koordiniert bei Bedarf ein Kick-off-Gespräch zwischen Projektleitern und allen für die Betreuung und Bewirtschaftung des Drittmittelprojekts relevanten Fachbereiche (Personal und Finanzen). Hierbei können Fragen der Projektleiter frühzeitig geklärt werden, über Rahmenbedingungen kann frühzeitig informiert und verbindliche Vorgehensweisen können festgelegt werden.

Alle Anträge auf Fördermittel des BMBF und sonstiger Bundesbehörden werden von Abt. 7.1 geprüft und von dort wird auch die Unterzeichnung veranlasst.

 

1.    Projektträger

Bei Förderungen von Bundesministerien ist es üblich, dass die Bewilligung nicht direkt durch den Geldgeber ausgesprochen wird. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel ein Projektträger, der für den Bewilligungszeitraum für das BMBF/die Bundesbehörden die administrative Abwicklung des Projektes übernimmt und erster Ansprechpartner für Projektleiter und Universitätsverwaltung ist. Üblicherweise sind Projektträger für das z.B. BMBF das DLR, DESY, GSI, VDI, KIT, FZJ u.a..

 

2.   Bewilligungsbescheid

Der Bewilligungsbescheid geht in der Regel sowohl beim Projektleiter wie auch in der Universitätsverwaltung ein. Spätestens nach Eingang des Bewilligungsbescheides richtet Abteilung 7.3 ein nur für dieses Projekt geltendes Projektkonto ein. Der Projektleiter erhält Informationen über die Projektnummer (PN), den zuständigen Sachbearbeiter und sonstige zu berücksichtigenden Rahmenbedingungen.

 

3.   Anerkennung der Regelungen des Bewilligungsbescheids

Die Universität Bonn hat den Erhalt und die Anerkennung der Zuwendungsbestimmungen schriftlich zu bestätigen. Diese Bestätigung wird nach Rücksprache mit dem Projektleiter von Abteilung 7.3 ausgestellt und unterzeichnet. Durch diese Unterzeichnung erkennt die Universität Bonn die Bewilligungsbedingungen des Geldgebers an. Es ist wichtig, dass die Projektleiter sich mit dem vollständigen Bescheid inkl. sämtlicher Nebenbestimmungen vertraut machen.

Zu beachten sind auch die besonderen Nebenbestimmungen, die individueller Bestandteil der Bewilligung sind. Hier können z.B. besondere Genehmigungsvorbehalte für einzelne Reisen u.a. enthalten sein.

 

4.   Gesamtfinanzierungsplan

Der Gesamtfinanzierungsplan ist ein wichtiger Bestandteil des Bewilligungsbescheides. Er basiert auf den Antragsangaben des Projektleiters und eventuellen Änderungen des Projektträgers. Er enthält die individuellen Ausgabepositionen mit den jeweiligen Bewilligungsbeträgen für das Drittmittelprojekt. Maßgeblich ist immer der Bewilligungsbetrag je Ausgabeposition.

 

5.   Mittelumwidmung

1.   zwischen Positionen

Wenn unter einer Ausgabeposition eine Einsparung erfolgt, kann eine andere Ausgabeposition um bis zu 20 % ihrer Gesamtbewilligung lt. Gesamtfinanzierungsplan überzogen werden, ohne den Projektträger beteiligen zu müssen. Gesperrte Beträge finden auf die Berechnung keine Anwendung.

 Falls die Ausgabeposition um mehr als 20 % überzogen werden soll, ist vorab eine formelle Mittelumwidmung und damit eine Änderung des Gesamtfinanzierungsplans beim Projektträger zu beantragen. Einen entsprechenden formlosen Umwidmungsantrag sendet der Projektleiter unter Angabe folgender Informationen:

  • welcher Betrag soll
  • von welcher Position
  • auf welche Position verschoben werden

an Abteilung 7.3, die diesen abgezeichnet an den Projektträger weiterleitet.

2.   Besonderheit „Position 850 – Geräteliste“

Da die meisten Bewilligungen von Bundesmitteln eine Geräteliste beinhalten, ist die Überziehung der Position 850 immer mit dem Projektträger abzustimmen, um eine Änderung der Geräteliste herbeizuführen. Einen entsprechenden formlosen Umwidmungsantrag sendet der Projektleiter an Abteilung 7.3, die diesen abgezeichnet an den Projektträger weiterleitet.

Durch Übersenden eines Änderungsbescheides zum Bewilligungsbescheid an Projektleiter und Abteilung 7.3 wird der Finanzierungsplan geändert und bekanntgegeben.

 

6.   Zahlungsanforderungen = Mittelabruf

Die Zahlungsanforderungen werden von Abteilung 7.3 automatisch im 3 Monats-Turnus erstellt und orientieren sich der Höhe nach an den Projekt(Personal-)kosten der vergangenen Monate. Falls im Bewilligungsbescheid kürzere Zeiträume für die Vorlagen von Mittelanforderungen individuell festgelegt wurden, wird die Abteilung 7.3 diesen Anforderungen Rechnung tragen. Die Abteilung 7.3 übersendet den Formvordruck direkt an den Projektträger. Der Projektleiter erhält eine Durchschrift für seine Unterlagen.

In der Regel kann davon ausgegangen werden, dass die Zahlungsanforderung in vollem Umfang bedient wird. In Ausnahmefällen meldet sich Abteilung 7.3 beim Projektleiter und teilt Abweichungen mit.

Besonderheit: letzter Mittelabruf im Jahr, siehe Nr. 8

Besonderheit: letzter Mittelabruf vor Projektende, siehe Nr. 10

 

7.   Verzinsung

Eingehende Bundesmittel, die nicht zeitnah (in der Regel 6-8 Wochen) verausgabt werden, müssen mit 5 % über dem Basiszinssatz verzinst werden. Da Abteilung 7.3 die Mittel umsichtig und zurückhaltend anfordert, fallen unterjährig kaum Zinsforderungen an. Relevant wird dieses Thema jedoch oft auf Grund sehr hoher Kassenbestände auf dem Projektkonto zum Jahresende (siehe Nr. 8). Diese Kassenbestände sollten mit Hilfe einer sinnvollen Ausgabeplanung vermieden werden.

Zinsforderungen können nicht dem Projektkonto belastet werden, sie sind aus einem anderen, vom Projektleiter zu benennenden Institutskonto zu begleichen.

 

8.   Ausgabeplanung

Die Bewilligungen von Bundesmitteln sehen feste Gesamtjahresbewilligungen vor. Die Gesamtprojektsumme wird auf die Jahre der Projektlaufzeit aufgeteilt. Bei BMBF-Projekten werden eventuell auf dem Konto der Universität vorhandene Restmittel zum Jahresende automatisch ins Folgejahr übertragen. Bei den Bewilligungen sonstiger Bundesbehörden ist diese Übertragung grundsätzlich immer bis zum 30.10. über die Abteilung 7.3 beim Geldgeber bzw. Projektträger zu beantragen.

a.    Überziehung der Jahresbewilligung

Die Überziehung einer Jahresbewilligung stellt kein Problem dar. Die Universität finanziert die jeweiligen Überziehungsbeträge vor.

b.   Unterschreitung der Jahresbewilligung

Probleme können entstehen, wenn bewilligte Jahreszuwendungen im jeweiligen Haushaltsjahr nicht benötigt und verausgabt werden. Nicht angeforderte Beträge verfallen grundsätzlich und stehen dem Projekt nicht mehr zur Verfügung. Deshalb sollten die bewilligten Jahreszuwendungen zu 100 % abgerufen werden, um Fehlbeträge in künftigen Jahren (z.B. für Personalzahlungen) zu vermeiden. Dies kann jedoch zum Ende eines Haushaltsjahres zu hohen Kassenbeständen führen, die nicht zeitnah verausgabt werden können und deshalb zu Zinsforderungen durch den Projektträger führen (siehe Nr. 7).

Abteilung 7.3 empfiehlt deshalb dringend, im Juni/Juli des laufenden Haushaltsjahres eine Hochrechnung über die restlich im laufenden Jahr benötigten Mittel zu erstellen, um frühzeitig Mittelverschiebungen in künftige Haushaltsjahre beim Projektträger zu beantragen.

Einen entsprechenden formlosen Antrag sendet der Projektleiter über Abteilung 7.3 an den Projektträger. Je früher ein solcher Antrag gestellt wird, desto größer ist die Erfolgschance. Im November/Dezember gestellte Anträge auf Mittelverschiebung werden in den meisten Fällen abgelehnt.

 

9.   Auftragsvergabe

Sämtliche Vorgaben und Vorschriften für die Auftragsvergabe gelten auch für Drittmittelprojekte und damit auch für Bundesmittel-Projekte.

Bei Fragen hierzu stehen Ihnen auch die Mitarbeiter der Abteilung 5.3 (Zentrale Beschaffung) hilfreich zur Seite.

Bei der Vergabe von Forschungs- und Entwicklungsverträgen (F+E-Verträge) mit inländischen Unternehmen der privaten Wirtschaft ist zwingend der Mustervertrag des BMBF zu verwenden. Ein entsprechender Vordruck steht im Formularschrank auf der Homepage des BMBF bzw. des zuständigen Projektträgers zum Download bereit. Bitte sprechen Sie in allen Vertragsangelegenheiten Abteilung 7.2 des Forschungsdezernats an (zuständig für das Management sämtlicher F+E-Verträge).

Bei sonstigen Verträgen müssen die sich aus dem Zuwendungsbescheid vom BMBF ergebenden Verpflichtungen Bestandteil aller F+E-Verträge werden. Bei F+E-Verträgen mit einer Vergütung von mehr als 100 T€ der Auftragnehmer, die nicht bereits explizit im Antrag benannt wurden, ist vor der Vergabe die schriftliche Zustimmung des BMBF einzuholen. Zu diesem Zweck sendet der Projektleiter ein formloses Schreiben über Abteilung 7.3 direkt an den Projektträger.

Bitte beachten Sie:

Bei allen Auftragsvergaben > 500,00 € netto ist  die Abteilung 5.3 zwingend einzubinden. Auch, wenn bereits im Antragsverfahren aus Kalkulationsgründen ein Angebot von einer Firma eingeholt wurde und diese Position im Finanzierungsplan berücksichtigt wurde, bedeutet dies nicht, dass diese Firma ohne Vergabeverfahren beauftragt werden darf. Bitte wenden Sie sich bei Unklarheiten im Vorfeld an die Abteilung 5.3.

 

10.Laufzeitverlängerung

Idealerweise sollte der Projektleiter sehr frühzeitig eine möglicherweise notwendige Laufzeitverlängerung über Abteilung 7.3 beim Projektträger beantragen und seine geänderte Ausgabenplanung als Anlage hierzu beifügen.

 

11. Verwendungsnachweise

Die Zwischennachweise erstellt Abteilung 7.3 und leitet dem Projektleiter eine Ausfertigung zur Kenntnisnahme zu. Der Projektleiter lässt der Abteilung 7.3 im Bedarfsfall ergänzende Unterlagen zum Zwischennachweis (insbesondere bei Projektträger DESY Erläuterungen zu Personalausgaben, Reisekosten und Investitionen sowie bei anderen Projektträgern Beleglisten) zukommen. Der Zwischennachweis ist jeweils zum 30.04. eines jeden Jahres fällig.

Die Verwendungsnachweise (= einmaliger Endnachweis über die gesamte Projektlaufzeit) müssen innerhalb von sechs Monaten nach Ende der Projektlaufzeit beim Projektträger vorliegen. Der Projektleiter sollte den rechnerischen Verwendungsnachweis daher in dreifacher Ausfertigung bis spätestens fünf Monate nach Ende der Projektlaufzeit mit allen Anlagen (Belegliste; Erläuterungen zu Reisekosten, Personal, und Investitionen) an Abteilung 7.3 übersandt haben. Abteilung 7.3 prüft die Nachweise und übersendet eine Durchschrift des finalen Zwischen- sowie Schlussverwendungsnachweis an den Projektleiter für dessen Unterlagen.

Der Sachbericht sollte vom Projektleiter innerhalb der sechsmonatigen Abgabefrist direkt an den Projektträger übersandt werden.

Die Geldgeber bzw. Projektträger übersenden nach Prüfung des Verwendungsnachweises eine abschließende Mitteilung an Abteilung 7.3 und Projektleiter. Abteilung 7.3 sendet den Vordruck „Empfangsbestätigung“ nach Rücksprache mit dem Projektleiter zurück.

Sind nach Projektende auf dem Projektkonto noch Restmittel vorhanden, müssen diese umgehend an das Geldgeber rück überwiesen werden.

Werden vom Projektleiter geltend gemachte Ausgaben vom Geldgeber als nicht zuwendungsfähig eingestuft und entsteht hierdurch auf dem Projektkonto ein negativer Kassenbestand, so ist dieser aus alternativen Mitteln des Projektleiters auszugleichen.

 

12.Projektpauschale

Die vom Geldgeber zur Deckung der indirekten Projektkosten bewilligte Projektpauschale für aktuell bewilligte Projekte beträgt 20 %. Diese Pauschale wird zunächst in voller Höhe zentral verbucht.

Der Projektleiter erhält jedoch im Folgejahr 4 % der verausgabten Drittmittel auf eine Verbuchungsstelle im Institutshaushalt (sog. „PP“-Verbuchungsstelle).

Hierzu wird auf das Rundschreiben 24/2014 vom 24.06.2014 verwiesen.

 

Alle Informationen stehen Ihnen auch als Download (Word-Dokument Informationsblatt zur "Administativen Betreuung von Drittmittelprojekten des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) sowie sonstiger Bundesbehörden" für Projektleiter und Sekretariate - Stand Februar 2015) zur Verfügung.

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