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FREQUENTLY ASKED QUESTIONS der Abteilung 7.3

 

Verfahrensänderung für Abschlagszahlungen
 

Abschlagszahlungen werden nur nach Antrag auf dem entsprechenden Vordruck geleistet. Der Mindestbetrag für Abschläge wird auf 100,00 Euro festgelegt, da bis zu diesem Betrag eine Abrechnung mit der Handkasse des Instituts/Seminars erfolgen kann.

Alle Auszahlungen an Dritte können bis 300,00 Euro pro Person an einen Beschäftigten der Universität als Sammelanordnung über die Personalnummer ausgezahlt werden. Die Universität ist verpflichtet Vergleichsmitteilungen an die Finanzerverwaltung zu übersenden. Bei Beträgen über 300,00 Euro muss die Zahlung daher direkt an den Empfänger gehen. Dies gilt nicht, wenn der Abschlag an einen Ausländer geht. Bei Barauszahlungen an der Universitätskasse ist zu beachten, falls das Geld von einem Dritten abgeholt wird, eine entsprechende Bevollmächtigung des Empfängers vorliegt.

Die Auszahlung der Abschläge muss getrennt nach den Positionen der Bewilligung beantragt werden. Dies bedeutet, dass z.B. keine Verbrauchsmaterialien mehr in Abschlagszahlungen für Reisekosten abgerechnet werden sollen. Stattdessen wären in diesem Fall zwei Abschlagszahlungen zu beantragen. Jede Abschlagszahlung ist spätestens sechs Monate nach erfolgter Auszahlung mit beigefügtem Vordruck unter Vorlage aller Originalbelege abzurechnen. Hinsichtlich der Abrechnung von Reisekosten sei nochmals auf die Ausschlussfrist im Landesreisekostengesetz verwiesen. Demnach dürfen Reisekosten nur innerhalb von sechs Monaten nach Durchführung der Dienstreise abgerechnet werden. Danach ist eine Abrechnung der Reisekosten nicht mehr möglich. Dieses gilt auch für die Abrechnung von Reisekosten im Rahmen gezahlter Abschläge. Abschläge für Dienstreisen sind grundsätzlich formlos bei der Reisekostenstelle zu beantragen!

 
 

 

Haushaltsüberwachungsliste (HÜL)?

Der Versand der HÜL wurde eingestellt. Institute und Seminare können seit Januar 2006 Haushaltsdaten einsehen und auch HÜLs erstellen.

 

Welche Bankverbindungen unterhält die Universität Bonn?

Die Kasse der Universität unterhält folgendes Bankkonto:

Sparkasse KölnBonn 

BLZ 370 501 98  

Konto-Nr. 57695

Einzahler aus dem Ausland sollten folgende Bankangaben verwenden:

IBAN: DE 08 37050198 0000057695

BIC : COLSDE 33

 

Bei Überweisungen auf das Bankkonto ist vom Einzahler die Verbuchungsstelle im Landeshaushalt (Institutsnummer/Projektnummer) anzugeben.

 

Welche Steuernummern hat die Universtät Bonn?

Steuernummer: 205 5778 0205 

Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 122 119 125

 

Wer ist für die Erstellung und Vorlage der Verwendungsnachweise zuständig?

Die Abrechnung der Drittmittel obliegt dem Projektleiter und ist aufgrund der Eintragungen in der Haushaltsüberwachungsliste zu erstellen. Die Richtigkeit von Verwendungsnachweisen wird auf Verlangen des Geldgebers von der Universitätsverwaltung bestätigt. Die Ausgabebelege müssen bei der Universitätskasse zur Prüfung durch die rechnungsprüfenden Stellen des Landes verbleiben.

 

Warum ist der "Vorjahres Bewilligungsrest" oder die "Verfügbare Bewilligung" auf der HÜL negativ?

Nicht alle Geldgeber stellen Beträge zur Verfügung. Einige, z.B. die DFG, bewilligen im Personalbereich lediglich Stellen. Sollstellungen sind bei diesen Projekten nicht möglich. In diesen Fällen sind der "Vorjahres Bewilligungsrest" oder die "Verfügbare Bewilligung" auf der HÜL negativ.

 

Wer ist der "Vertrauensdozent" der Deutschen Forschungsgemeinschaft

Prof. Dr. Stefan Müller
Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
Hausdorff Center for Mathematics & Institute for Applied Mathematics
Endenicher Allee 60
53115 Bonn, Germany

Tel.: +49 (0) 228 73-62253
Fax: +49 (0) 228 73-62384

E-Mail: stefan.mueller@hcm.uni-bonn.de

 

Kann ich Mittel umwidmen?

Die Möglichkeiten zur Umwidmung von Drittmitteln ergeben sich aus den jeweiligen Verwendungsrichtlinien bzw. Bestimmungen des Geldgebers. Diese werden in der Regel mit der Bewilligung zugesandt. Sie sind jedoch meist auch im Internet erhältlich z.B. die Verwendungsrichtlinien der DFG unter:

http://www.dfg.de/forschungsfoerderung/formulare/mittelverwendung.html

 

Was ist bei Umbuchungen zu beachten?

Rechnungen sind grundsätzlich sofort bei der richtigen Haushaltsstelle anzuweisen. Dies gilt auch für Drittmittelkonten auf denen vorübergehend nicht genügend Haushaltsmittel vorhanden sind. Soll eine Rechnung aus verschiedenen Haushaltsstellen angewiesen werden, ist dies bei der Erstanweisung der Rechnung mitzuteilen. Für jede Verbuchungsstelle ist eine Kopie der Rechnung mit einem Buchungsbegleitblatt zu verwenden. Auf jeder Kopie muss ein Verweis auf die jeweils anderen Verbuchungsstellen aufgebracht werden. Folgende Formulierung bietet sich an:

Dies ist die Teilanweisung einer Rechnung. Der Restbetrag ist / Die Restbeträge sind bei Kapitel X Inst./PN X Untertitel X Position X angewiesen

 

Welche Fristen sind bei der Anweisung von Rechnungen zu beachten?

Rechnungen sind unverzüglich einzureichen. Ich verweise diesbezüglich auf das Rundschreiben zum Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen. Werden Rechnungen nicht unverzüglich an die Abteilung 7.3 weitergeleitet, können Skontonachforderungen, Mahngebühren und Zinsforderungen entstehen. Anweisungen sind der Abteilung 7.3 mit ausgefülltem Buchungsbegleitblatt zu übersenden. Ein gesondertes Anschreiben ist nicht erforderlich.

 

NATO Commercial and Goverment Entity Code (NCAGE)

Die Universität Bonn verfügt über einen NCAGE. Der Code lautet: DA 453

 

Wechsel von Drittmittelprojekten an andere Universitäten/Forschungseinrichtungen

Wechseln Sie an eine andere Universität oder Forschungseinrichtung und wollen Ihr Drittmittelprojekt dort fortführen, so ist dies in der Regel möglich. Folgendes ist dabei zu veranlassen:

  • Bitte bemühen Sie sich um eine Bereitschaftserklärung zur Übernahme des Drittmittelprojekts durch die neue Universität/Einrichtung.

  • Bitte holen Sie eine Einverständniserklärung des Drittmittelgebers ein.

  • Stellen Sie einen formlosen Antrag an die Abteilung 7.3 auf Übertragung des Projektes an die neue Einrichtung. Erstellen Sie, soweit erforderlich, einen Zwischennachweis/Verwendungsnachweis. Die Abteilung 7.3 prüft diesen und leitet ggf. die Überweisung von Restgeldern an den Geldgeber ein.

  • Soll im Projekt eingestelltes Personal ebenfalls wechseln, setzen Sie sich bitte mit der Abteilung 7.4 (Personal aus Drittmitteln) in Verbindung.

  • Bei Mitnahme von aus dem Projekt finanzierten Geräten setzen Sie sich bitte mit der Abteilung 5.3 (Zentrale Beschaffung) in Verbindung.

 

Erstattung von verauslagten Beträgen

Dienstlich verauslagte Beträge für Sachkosten (z.B. für Kopien, Verbrauchsmaterial)  können ausschließlich nach den hier aufgeführten Maßgaben erstattet werden:

  • Legen Sie die Originalbelege mit einem formlosen Antrag auf Erstattung vor. Der Antrag muss zumindest den Namen des Empfängers, seine Anschrift und die Personalnummer oder Bankverbindung enthalten

  • Der Antrag ist von einem Dritten  sachlich richtig zu zeichnen. Niemand darf sich selbst Beträge (auch keine Kleinstbeträge) anweisen!

      

Pauschale Erstattungen sind nicht möglich. Reisenkosten sind grundsätzlich mit der Abteilung 3.3 auf den dafür vorgesehenen Vordrucken abzurechnen.

 

DUNS Nummer

Die DUNS NR. der Universität Bonn lautet: 32-718-7225
 
Die D&B D-U-N-S Nummer ist ein 9-stelliger Identifikationscode, der die eindeutige Identifizierung eines einzelnen Unternehmens ermöglicht und gleichzeitig weltweite Konzernverflechtungen darstellen lässt. Die D&B D-U-N-S Nummer wird von über 50 der weltweit einflussreichsten Organisationen, die Standards definieren, anerkannt, empfohlen und / oder verwendet, wie z.B. von der EU.

Im Rahmen von Auftragsforschung ist es möglich, dass der Geldgeber die Angabe dieser Nummer verlangt.

 

Wie lautet die Identifikationsnummer der Universität Bonn beim "Department of health & human services"?

Die Indentifikationsnummer lautet: A5394-01

 

Dürfen emeritierte Professoren oder Pensionäre Drittmittel einwerben und verwalten?

Emeritierten Professoren und Pensionäre sind keine Mitglieder der Hochschule und sind daher nicht zum Einwerben von Drittmitteln berechtigt (§9 Hochschulgesetz). Von dieser Regelung kann nur im Einzelfall auf Antrag abgewichen werden. Zur Beantragung der Einrichtung einer Projektnummer benötigen emeritierte Professoren und Pensionäre daher eine Bestätigung des geschäftsführenden Direktor des jeweiligen Institutes, dass die Durchführung des Projektes im Institut befürwortet und die Grundausstattung durch das Institut bereitgestellt wird.

 

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