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EU-Beihilferahmen/Trennungsrechnung

Informationen zum Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (Trennungsrechnung)

 
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, wann Trennungsrechnung anzuwenden ist und eine detailierte Erläuterung zu den Themen/Fragen:
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Abteilung 7.2, Frau Frankenreiter(-7457).
 
1. Unter welchen Voraussetzungen muss die Trennungsrechnung angewendet werden?
Die Trennungsrechnung ist grundsätzlich dann anzuwenden, wenn die Universität sich wirtschaftlich betätigt, z. B.:
- Auftragsforschung für Dritte, d. h. Forschungstätigkeit für Unternehmen (Unternehmen=Auftraggeber)
- Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen
- Vermietung von Infrastruktur
Indizien für eine wirtschaftliche Tätigkeit können sein:
- Markt ist vorhanden (europaweit)
- Leistungsaustausch liegt vor
- Auftraggeber legt Konditionen für Dienstleistung fest
- Auftraggeber erhält Rechte an Forschungsergebnissen
- kein uneingeschränktes Publikationsrecht der Hochschule
- Auftraggeber trägt das Risiko des Scheiterns
 
 
Die Rechtsgrundlage bildet der Unionsrahmen für Staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation der Europäischen Kommission vom 27.06.2014 (2014/C 198/01).
 
Ziel der Richtlinie ist die Schaffung eines gemeinsamen Marktes für Leistungen privater und öffentlicher Anbieter ohne Wettbewerbsverzerrungen. Wettbewerbsverzerrungen sind in der Vergangenheit aufgetreten, weil öffentliche Anbieter einer Leistung ihre indirekten (Gemein-) Kosten nicht in Rechnung gestellt, sondern diese durch den öffentlichen Zuschuss (Steuergelder) finanziert haben. Durch diese Praxis, dass öffentliche Einrichtungen aufgrund von staatlichen Zuschüssen ihre Leistungen günstiger anbieten konnten, wurden Aufträge an öffentliche Einrichtungen vergeben, die dann privatwirtschaftliche Konkurrenzunternehmen vom Markt verdrängt haben.
 
Fazit ohne Unionsrahmen: Die nicht berücksichtigten Gemeinkosten der öffentlichen Angebote wurden vom Steuerzahler getragen, sodass eine Quersubventionierung an die Auftraggeber stattfand. Neben den Gemeinkosten (Miete, Strom, Heizung, etc.) kann diese Quersubventionierung auch über den Einsatz von Personal (insb. Stammpersonal oder Personalkosten Projektleiter) erfolgen, welches dem Geldgeber nicht in Rechnung gestellt wird.
 
Konsequenz des Unionsrahmens für die Universität Bonn:
- Wirtschaftliche Projekte müssen ab dem 01.01.2009 zu Vollkosten kalkuliert werden (s. Punkt 5)
- Ab 2009 müssen im Jahresabschluss nicht wirtschaftliche (hoheitliche) und wirtschaftliche Tätigkeiten innerhalb der Hochschule voneinander getrennt ausgewiesen werden -> Trennungsrechnung.
 
 
Diese Aufgabe übernimmt die Abteilung 7.2 in Zusammenarbeit mit dem Vertragsmanagement der Abteilung 7.1. Sie wenden sich wie gewohnt an das Vertragsmanagement der Abteilung 7.1 und legen vor Angebotsabgabe bzw. vor Einstieg in die Vertragsverhandlungen Ihre Projektidee sowie folgende Unterlagen vor:
 
 
Das Projekt muss zum Marktpreis angeboten werden. Es sollte geprüft werden, ob ein Marktpreis existiert. Dafür sind mindestens drei Angebote von Mitbewerbern notwendig. Der Preis für das eigene Angebot soll sich am obersten externen Angebot orientieren.
Wenn es keinen Marktpreis gibt, muss das Projekt zu VOLLKOSTEN zzgl. eines GEWINNS angeboten werden. Vollkostenkalkulation bedeutet, dass neben den direkt zurechenbaren Kosten (Einzelkosten) auch die nicht direkt zurechenbaren Kosten (Gemeinkosten -> Overheadkosten), sowie ein angemessener Gewinnaufschlag (mindestens 3%) einkalkuliert werden. Ein Kalkulationsschema/Finanzierungsplan finden Sie hier. Da die Universität Bonn derzeit noch keine IT-geschützte Vollkostenrechnung durchführt, bedient sie sich zur Ermittlung der Gemeinkosten eines sog. Overheadsatzes/Overheadpauschale (s.a. Punkte 5-7).
 
 
Vorkalkulation
Wenn es sich bei einem geplanten Projekt um eine wirtschaftliche Tätigkeit i.S.d. Unionsrahmens handelt, wird der Projektleiter aufgefordert, entweder einen Nachweis über den Marktpreis der Leistung, die er anbieten will, beizubringen oder – falls kein Marktpreis vorhanden – eine Vollkosten-Kalkulation zur Durchführung der Trennungsrechnung einzureichen.
In diese Kalkulation fließen sämtliche Personalkosten für Personal, Sachausgaben, Abschreibungen, der Overhead und der Gewinn (mind. 3%) ein. Sollte sich bei der Kalkulation ergeben, dass das Projekt unterfinanziert ist, muss der Projektleiter mit dem Geldgeber nachverhandeln. In der Regel ist die Kalkulation bei Projektanbahnung bereits erledigt und es geht lediglich um formale Aspekte.
Das excel-basierte Kalkulationsschema/Finanzierungsplan hilft Ihnen bei der Erstellung einer Kalkulation. Zu berücksichtigen sind:
  • Arbeitszeitanteile des Projektleiters in Personenmonaten
  • Arbeitszeitanteile des zusätzlich eingestellten Personals in Personenmonaten
  • Arbeitszeitanteile des festangestellten Personals in Personenmonaten (Stammpersonal)
  • Kalkulation der Abschreibungen von nicht bereits dirttmittelfinanzierten Geräten
  • alle Sachkosten (Verbrachsmaterial, Reisekosten und Sonstiges)
  • Overheadsatz
  • Gewinn
  • Umsatzsteuer
Der Overheadsatz wird in dem Finanzierungsplan mit den Kosten des Personals multipliziert, um die "Vollkosten" des Projektes zu errechnen. Der vom Rektorat verbindlich festgelegte Gewinnzuschlag beträgt 3 %. Höhere Gewinnzuschläge sind selbstverständlich möglich. 
Alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter, auch Stammpersonal und auch der Projektleiter haben time-sheets zu führen. In den time-sheets sind die Stunden aufzulisten, die der Mitarbeiter bzw. Projektleiter für das Projekt gearbeitet hat.
Hinweis: Kein Projekt kann ohne den Einsatz von Personal durchgeführt werden! Daher müssen in jeder Kalkulation auch Personalkosten enthalten sein!
Personalkostenkalkulationen können mit Unterstützung der Abteilung7.2 vorgenommen.
Sind die Rahmenbedingungen geklärt und der Forschungs- und Entwicklungsvertrag geschlossen, wird in der Abteilung 7.2 ein Projektkonto eröffnet und das Projekt kann starten.
 
Nachkalkulation
Vorlauf
Ende Dezember werden die Projektleiter der wirtschaftlichen Drittmittelprojekte angeschrieben und um Übersendung der time-sheets für das im Projekt eingesetzte Personal gebeten. Hierbei ist unerheblich, wie dieses Personal finanziert wurde.
 
Berechnung Personalkosten
Im Frühjahr des Folgejahres werden anhand der eingereichten time-sheets die Personalkosten für das jeweilige Projekt ermittelt. Häufig entspricht die über die time-sheets nachgewiesene Arbeitszeit den Personalbuchungen auf dem Drittmittelprojekt. In diesem Fall werden die Personalkosten aus der HÜL verwendet. Time-sheets sind jeweils pro Mitarbeiter und Monat zu führen.
Sollten HÜL und time-sheets nicht übereinstimmen oder Stammpersonal im Projekt eingesetzt worden sein, werden die Personalkosten per SVA (EDV-Personalsystem) monatsweise ermittelt und auf die nachgewiesenen Stunden runtergebrochen.
 
Berechnung des Overheads
Nach dem o.g. Schritten steht die Summe (Drittmittel- und Stammpersonal) der Personalkosten zur Verfügung. Diese Personalkosten werden mit dem lehreinheitsspezifischen Overheadsatz multipliziert, um so die Overheadkosten für das jeweilige Projekt zu ermitteln.
 
Buchungstechnische Umsetzung
Sofern Stammpersonal im Projekt eingesetzt wurde, werden die Kosten dafür im Projekt belastet und im Hoheitsbereich entlastet.

 
Die Overheadkosten  werden im Verhältnis  70/30 aufgeteilt. 30% werden dem Projektleiter im Hoheitsbereich zur Verfügung gestellt. 70% werden zentral vereinnahmt und zur Deckung zentraler Kosten, wie bspw. die Unterstützung durch das Forschungsdezernat, Mietkosten inkl. Nebenkosten für Büros, Labore u. ä. , herangezogen. 
 
Gewinn
Der Gewinn muss mind. 3% der gesamten Kosten betragen. Der Gewinn steht dem Projektleiter nach Abschluss des Projekts zur Verfügung und wird auf eine Restmittelprojektnummer umgebucht, welche dem Projektleiter als Sammelprojektnummer für Gewinne aus wirtschaftlichen Projekten oder anderen Restmitteln zur Verfügung steht.

Zu beachten ist, dass im Rahmen der Steuererklärung der Universität Bonn der jährliche Einnahmeüberschuss eines Projektes versteuert (Körperschaft-, Gewerbe- und Kapitalertragsteuer) wird.
 
Beispiel einer Vollkosten-Kalkulation bei einem fiktiven Overheadsatz von 50 %:
 
Direkte Kosten
Personal
Stammpersonal
Sachkosten
Reisekosten
10.000,00 €
5.000,00 €
5.000,00 €
1.000,00 €
Gesamt
21.000,00 €
Indirekte Kosten
Overhead
50% v. 15.000 €
7.500,00 €
Totale Kosten
28.500,00 €
Gewinn
3% v. 28.500 €
855,00 €
Preis netto
29.355,00 €
Preis brutto = Projektsumme
inkl. 19% USt
34.932,45 €
 
Die Projektsumme muss daher mind. 34.932,45 € betragen.
 
 
Von den unter Punkt 5 ermittelten Overheadkosten in Höhe von 7.500,00 € werden 70% zur Deckung zentraler Kosten dem Universitätshaushalt zugeführt, 30% werden den Projektleitern in der Titelgruppe 94 zur Verfügung gestellt. Weiterhin werden die Personalkosten, welche aus dem zentralen Haushalt finanziert wurden, dem Projektleiter ebenfalls in der TG94 wieder zur Verfügung gestellt. Somit erhält der Projektleiter in der Titelgruppe 94: 7.500,00 € X 30% (= 2.250€) dezentraler Anteil am Overhead + 5.000,00 € Entlastung Stammpersonal = 7.250,00 €
Zur Ermittlung der jeweiligen Kosten des Vorhabens müssen alle Mitarbeiter für die Dauer ihrer Mitarbeit time-sheets führen. Anhand der time-sheets werden zu Beginn des Folgejahres anhand der Ist-Kosten der Mitarbeiter die tatsächlichen Overheadkosten ermittelt und wie oben dargestellt verbucht.
 
 
Da die Universität Bonn derzeit noch keine IT-gestützte Vollkostenrechnung durchführt, bedient sie sich zur Ermittlung der Gemeinkosten eines sog.  Overheadsatzes/Overheadpauschale. Die Ermittlung der Overheadsätze erfolgt nach dem NRW-Kostenmodell.
Die Basis für die Overheadsätze bildet eine überarbeitete Version des Kosten- und Kennzahlenberichts der Universität Bonn an das MIWF. Die Berichtszahlen werden um forschungsfremde Kosten (Studiensekretariat, Tutoren, Museen, Hörsäle, Bibliotheken etc.) bereinigt.
 
Die Overheadsätze ergeben sich auf Basis dieser Berichtszahlen durch Division der Gemeinkosten (Summe aus Bewirtschaftungskosten, laufende Sachkosten, sonstige kalk. Kosten, Mieten und Sekundärkosten) durch die gesamten Personalkosten (Summe aus wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Personal) je Lehreinheit.
Hier können Sie die Overheadsätze je Lehreinheit einsehen.
Overheadsätze werden regelmäßig neu berechnet und Änderungen per Rundschreiben bekannt gegeben. Aus Gründen der Planungssicherheit werden laufenden Projekte bei Bekanntgabe neuer Overheadsätze nicht nachkalkuliert.
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