Die Universitätsverwaltung
Die Universitätsverwaltung unter Leitung des Kanzlers trägt dazu bei, dass die Universitätsmitglieder in Forschung und Lehre exzellente Leistungen erbringen können. Sie ist in neun Dezernate und weitere Stabsstellen gegliedert.
Das Selbstverständnis der Universitätsverwaltung
Eine proaktive Verwaltung fördert exzellente Forschung und Lehre durch Effizienz und Zeitersparnis.
Die Verwaltung der Universität Bonn versteht sich als moderner, international ausgerichteter Partner für Wissenschaft und Lehre. Mit zweisprachigen Services, gezielter Förderung von Sprachkenntnissen und speziellen Angeboten für internationale Wissenschaftler*innen stärkt sie die internationale Vernetzung. Gleichzeitig treibt sie die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse konsequent voran und setzt agile Methoden ein, um flexibel auf neue Herausforderungen reagieren zu können. Als lernende Organisation unterstützt die Verwaltung Forschung und Lehre bestmöglich durch strategisches Personalmanagement und kontinuierliche Weiterentwicklung.
Das zentrale Element des neuen Servicekonzepts ist dabei die Differenzierung von vier Servicelevels: Selfsupport, Front Office, Back Office und Spezial-Teams. Diese Struktur schafft optimierte Dienstleistungen für Wissenschaftler*innen und bringt zugleich einen Mehrwert für die Verwaltung selbst, da moderne Technologien und Servicestrukturen helfen, flexibel auf aktuelle Anforderungen und Erwartungen zu reagieren.
Kontinuierliche Verbesserung unserer Services
Um die Qualität der Services und des Konzepts fortlaufend zu optimieren und nachhaltig zu sichern, behält die Universitätsverwaltung ihre Ziele im Blick und misst ihre Erfolge. Ein zentraler Schritt war die erste universitätsweite Zufriedenheitsbefragung (interner Bereich) im Herbst 2022. Wissenschaftler*innen wurden um Feedback zu den Services der Verwaltung gebeten, um Stärken sichtbar zu machen und Handlungsfelder zu identifizieren. Die Ergebnisse bildeten die Grundlage für konkrete Maßnahmen: die Erreichbarkeit wurde verbessert, Informationen leichter zugänglich gemacht und innovative Lösungen durch Digitalisierung umgesetzt.
Um einen kontinuierlichen Qualitätszirkel zu etablieren, hat die Universitätsverwaltung im Frühling 2025 eine zweite Zufriedenheitsbefragung durchgeführt. Denn nur so kann überprüft werden, ob und wie sich die Zufriedenheit der Wissenschaftler*innen mit den Services der zentralen Universitätsverwaltung verbessert hat. Die Ergebnisse dieser zweiten Befragung werden aktuell verwaltungsintern ausgewertet und besprochen, wobei ein Anstieg der Zufriedenheit mit den Dienstleistungen der Verwaltung insgesamt klar erkennbar ist.
Serviceportal der Universitätsverwaltung
Im Serviceportal finden Mitarbeitende der Uni alle Services und Informationen rund um die Universitätsverwaltung. Über die einfache Suche finden Sie schnell alle Services und können Anträge abrufen und Ihre Anliegen erledigen.
Digitalisierung der Verwaltung
Unterstützt vom eigens dafür eingerichteten Programm Digitalisierung administrativer Prozesse wird die digitale Transformation in allen Bereichen der Universitätsverwaltung vorangetrieben. Diese Initiative ist eng an die gesetzlichen Vorgaben des E-Government-Gesetzes NRW (EGovG) und des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sowie an die Digitalisierungsstrategie des Landes NRW und die spezifischen Anforderungen der Hochschule geknüpft. Ziel ist es, Effizienz, Nutzerfreundlichkeit und Transparenz in den Verwaltungsprozessen nachhaltig zu steigern.
Um die Vielzahl an Digitalisierungsvorhaben im administrativen Bereich an den strategischen und operativen Zielen der Universität auszurichten und so eine sinnvolle Priorisierung der Umsetzungsvorhaben vornehmen zu können, wurde 2025 das Portfoliomanagement administrativer Digitalisierungsprojekte eingerichtet.
Vor allem Künstliche Intelligenz (KI) ist in den letzten Monaten in den Fokus der Digitalisierungsvorhaben gerückt. Sie eröffnet auch für die Universitätsverwaltung eine Fülle von Möglichkeiten, administrative Aufgaben zu vereinfachen und effizient zu gestalten. Die Universitätsverwaltung verfolgte zur Einführung von KI einen partizipativen Ansatz und richtete schnell sogenannte Communities of Practice (interner Bereich) ein. Neben dem hauseigenen Schulungsprogramm „Fit für KI“ (interner Bereich) gibt es ein eigenes Large Language Model, KI-Tage und Podcasts zum Thema.
Dezernat 2 - Datenverarbeitung
Wenn´s um die Datenverarbeitung geht, behalten wir den Überblick.
Dezernat 3 - Personalmanagement
Wir unterstützen unsere Professor*innen und Beschäftigten aus der Wissenschaft und aus Technik und Verwaltung in allen Bereichen des Personalmanagements.
Dezernat 4 - Liegenschaften
Wir gewährleisten den Betrieb und schaffen baulich technische Rahmenbedingungen für
Spitzenforschung renomierter Wissenschaftler
an der Universität.
Dezernat 5 - Finanzen
Das Dezernat Finanzen verantwortet den gesamten Finanz- und Personalhaushalt der Universität Bonn. Zusätzlich liegt der Zentraleinkauf im Verantwortungsbereich des Dezernates.
Dezernat 6 - Internationales
Das Dezernat koordiniert die internationalen Aktivitäten an der Universität und unterstützt in allen Belangen der internationalen Mobilität und Zusammenarbeit.
Dezernat 7 - Forschung und Transfer
Wir begleiten Wissenschaftler*innen im Gesamtprozess der Forschung - von der Erstberatung über die Projektabwicklung hin zur Verwertung der Ergebnisse.
Dezernat 8 - Hochschulkommunikation
Zu unseren Kernaufgaben gehört die Organisation zentraler Kommunikationsaktivitäten, die Pflege und Entwicklung unieigener Kommunikationskanäle sowie die Vermittlung von Expertise.
Dezernat 9 - Studium, Lehre, Planung
Wir kümmern uns um alles rund um Studiengänge, Studium und Struktur. Dabei sind wir sowohl für Studierende als auch für Fakultäten/ Lehrende ansprechbar.