Mit sieben eigenen Ansprechpersonen an den Fakultäten geht die Universität Bonn dabei einen bundesweit einzigartigen Weg: "Uns war es wichtig, dass die Fakultäten dabei unterstützt werden, eigene Strukturen für die digitale Transformation ihrer Lehre, Forschung und Verwaltung aufzubauen", betont Carolin Müller vom Digital Science Center (DiCe) der Uni. Das betrifft zum einen die strategische Abstimmung innerhalb der Fakultäten, wie beispielsweise in der Medizinischen Fakultät, wo Valentin Stein die fakultätsinterne Strategiekommission leitet.
Auf der anderen Seite stehen zentrale Digitalisierungsprojekte. Hier gibt es oftmals Hürden bei der operativen Umsetzung: Beispielsweise wird der neue Studierendenausweis künftig über die Uni Bonn App verfügbar sein. Bei vielen Prüfungen wird aber empfohlen, das Handy gar nicht erst mitzubringen.
An solchen Punkten greifen die Digis, wie sie intern heißen, Feedback aus den Fakultäten auf, weisen auf Fallstricke hin und entwickeln gemeinsam Lösungen. Sie sind früh eingebunden und fungieren als Bindeglied zwischen den starken Fakultäten und Projektleitungen. "Wir haben einerseits eine beratende Funktion und entscheiden mit, etwa wenn es um Projekte der Verwaltung oder anderer zentraler Einheiten, wie dem Hochschulrechenzentrum, geht", so Mats Liedhegener, Digitalisierungsmanager der Landwirtschaftlichen Fakultät. Die Digis arbeiten dort eng verzahnt mit Akteuren wie dem Programm Digitalisierung administrativer Prozesse der Verwaltung oder dem Hochschulrechenzentrum zusammen.
Gemeinsam kümmern sie sich etwa um die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems, klären Schnittstellen zu bestehenden Systemen und Anforderungen. Auf der anderen Seite steuern sie selbst Projekte aus den Fakultäten heraus und machen Angebote für eine hochschulweite Einführung, etwa bei elektronischen Prüfungen oder einer einheitlichen Plagiatserkennungssoftware.
Gestaltung und Kommunikation
Die Digis arbeiten also auch in die Fakultäten und Institute hinein. "Man muss auch die Menschen in den Fakultäten davon überzeugen, dass es eine Arbeitserleichterung ist, andere Prozesse und Tools zu nutzen", sagt Jens Barth, Ansprechpartner für Digitalisierung an der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät. Dabei gehe es nicht darum, eine einheitliche für alles Lösung zu finden. "Wir wollen auch nicht alles verändern, sondern nur so, wie es auch vor Ort sinnvoll ist."
Auf der anderen Seite vernetzen sie die Fakultäten auch digital untereinander. "Wir wachsen als Fakultäten im IT-Bereich zusammen, ohne dass die einzelnen Fakultäten und ihre Bedürfnisse aufgegeben werden. Aber wir versuchen auch, uns von IT-Insellösungen wegzukommen, die aus Zeit- oder Informationsmangel geboren sind", berichtet Gregor Wiescholek vom Fachbereich Rechtswissenschaft.
Die sieben Digis haben ganz unterschiedliche Hintergründe. So ergänzen sich die Expertisen und Erfahrungen aus den verschiedenen Bereichen sehr gut und führen zu einem fruchtbaren Austausch, der für die gemeinsame Weiterentwicklung der Digitalisierungsthemen fruchtbar und gewinnbringend ist. Einige haben als Wissenschaftler an Universitäten und am CERN gearbeitet. Andere haben Erfahrungen in großen Medien- und Digitalkonzernen gesammelt oder bringen juristische Expertise mit. Komplettiert wird die Runde durch Professor Valentin Stein, der sich seit langem für die IT-Governance der Medizinischen Fakultät mit ihren eigenen IT-Strukturen einsetzt.
Wichtiger Baustein in der Digitalstrategie
Gemeinsam in die Zukunft - so lautet der Titel der neuen Digitalstrategie der Universität Bonn. "Alle Inhalte der Digitalstrategie basieren direkt auf den positiven Zukunftsvisionen der Fakultäten für die digitale Transformation unserer Universität", so Prof. Dr. Maren Bennewitz, Prorektorin für Digitalisierung und Informationsmanagement und Sprecherin des DiCe, das mit der Umsetzung und Weiterentwicklung der Digitalstrategie betraut ist. So war es nur folgerichtig, dass die Hochschule in einem ersten Schritt bereits vor der Entwicklung der Strategie neue Stellen für das Digitalisierungsmanagement in den Fakultäten geschaffen hat. "Die Digitalisierungsmanager*innen sind ein ganz wichtiger Baustein der universitätsweiten Aspekte der Strategie" ergänzt Dr. Benjamin Seyfferth vom DiCe. Er ist mit den bisherigen Ergebnissen zufrieden. "Es ist eine Zusammenarbeit, die man an der Uni bisher nicht kannte. Der dezentrale Beitrag zur digitalen Transformation ist fundamental für die Zukunft unserer Universität."