Unser Service für Ihr EU-Projekt

Fördert die EU Ihr Projekt, schließt sie ein sogenanntes „Grant Agreement (GA)“ (Bewilligung) mit der Universität Bonn (bei alleiniger Antragstellung) bzw. mit dem Koordinator (bei Verbundprojekten) ab. Bei Verbundprojekten treten die weiteren Projektpartner (Beneficiaries) dem GA durch Unterschrift der „Accession Form“ bei. Die Erstellung des GA erfolgt in H2020 elektronisch und die Unterschrift wird durch die Universitätsverwaltung ebenfalls elektronisch geleistet. Alle wichtigen Dokumente der EU finden Sie im Funding & tender opportunities Portal¹  der Europäischen Kommission.

Die Zusammenarbeit innerhalb des Konsortiums wird durch einen Konsortialvertrag geregelt. Dieser wird vom Koordinator in Absprache mit den Partnern aufgesetzt. Die EU ist an diesem Prozess nicht beteiligt, besteht aber darauf, dass ein solcher Vertrag geschlossen wird. An der Uni Bonn unterstützt Sie die Stabsstelle Forschungsverträge bei der Prüfung des Konsortialvertrages. 

Eine Verschiebung der Mittel zwischen Partnern, unterschiedlichen Kostenkategorien oder beidem ist möglich. Ein Amendment (Änderung des Grant Agreements) ist nicht nötig, wenn es keine Änderungen in der Ausführung der Arbeiten (wie in Annex I beschrieben) gibt.

Mittel für Subcontracting (Unteraufträge), die nicht in Annex I vorgesehen waren, können nur über ein Amendment umgewidmet werden (siehe Punkt 14).

Die Erstattung für Zuwendungsempfänger basiert auf deren förderfähigen direkten und indirekten Kosten. Direkte Kosten sind sämtliche förderfähige Kosten, die dem Projekt unmittelbar zugerechnet und vom Zuwendungsempfänger nach seinen üblichen Buchführungsgrundsätzen und internen Regelungen angegeben werden.

Unter direkte Kosten fallen Personalkosten, Kosten für Unteraufträge, Reisekosten, Kosten für Dienstleistungen und Abschreibungskosten.

Die EU-Kommission gewährt grundsätzlich eine Pauschale (Overhead) in Höhe von 25 % auf die direkten Kosten. Der Overhead-Anteil der eingegangenen EU-Mittel wird von der Verwaltung direkt abgeführt. Der Overhead steht dem Projekt also nicht direkt zur Verfügung. Aus dem Overhead wird der Projektleitung ein Forschungsbonus als Budget gutgeschrieben. Die Höhe des Ihnen zur Verfügung stehenden Anteils können Sie dem Rundschreiben 28/2019¹⁹ entnehmen. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an die Abteilung 5.4.

Sonderregelung bei Marie S. Curie Projekten

Die Overhead-Pauschale in Höhe von 25 % gilt nicht für Marie S. Curie Projekten. Hier gibt es

eine Unit-Pauschale pro Research-Monat, die Overhead und Managementkosten abdeckt. Bei Marie S.- Curie Projekten erfolgt daher keine Verbuchung des Overheadanteils. In diesen Vorhaben steht der Overhead-Anteil den Projekten zur Deckung der Personalkosten zur Verfügung.

In Konsortialprojekten behält der Koordinator eines Marie S. Curie Projektes grundsätzlich einen Anteil aus der Overhead-Pauschale für die Gesamtkoordination des Projektes ein. Die Höhe wird im jeweiligen Konsortialvertrag individuell festgelegt (i.d.R. ca. 50 %).

Alle Projektmitarbeiter, die über das Projekt abgerechnet werden sollen, müssen Stundenzettel (Time Sheets) führen.

Bitte verwenden Sie immer das Englische Formular!

Als Principal Investigator (PI) eines ERC Grants müssen Sie Timesheets führen, auch wenn Sie nicht über das Projekt finanziert werden, um den Anteil Ihrer Arbeitszeit am Projekt (time commitment) nachweisen zu können.

Bitte beachten Sie, dass die Personalkosten anhand von monatlichen Stundensätzen multipliziert mit den geleisteten Stunden (nach Timesheets) gegenüber der EU abgerechnet werden. Die gebuchten Personalkosten stellen die Obergrenze der abzurechnenden Kosten dar. Die Berechnung der Personalkosten übernimmt die Abteilung 7.2 anhand der eingereichten Time Sheets. Die Zahlen werden vor Einreichung mit Ihnen abgestimmt.

Festangestelltes Personal (Stammpersonal) kann ebenfalls gegenüber der EU abgerechnet werden. Voraussetzung ist die Führung von Time Sheets und die Änderung der Finanzierung zu Lasten des Projektkontos. Beantragen Sie die Änderung der Finanzierung bei Ihrer zuständigen Personalabteilung.

In Marie S. Curie Projekten ist die Höhe der Vergütung von Marie S. Curie Fellows im jeweils gültigen „Work Programm“ festgelegt und darf nicht unterschritten werden. Marie S. Curie Fellows bekommen einen Arbeitsvertrag nach TV-L E13, wodurch die Mindestvergütung sichergestellt wird. Aufgrund der tarifkonformen Eingruppierung kommt es bei diesen Stellen immer zu Defiziten. Zur Deckung des Defizits verbleibt der Overhead im Projekt. Bitte melden Sie einzustellende Marie S. Curie Fellows frühzeitig bei der Abteilung 3.3 oder 3.2 (Ihre Ansprechpartner*innen sind den jeweiligen Fakultäten zugeordnet) an.

„Subcontracting“ bedeutet, dass im Grant Agreement (GA) festgelegte Projektaufgaben („Action Tasks“), die nicht von den Projektpartnern selbst durchgeführt werden können, an externe Dritte ausgelagert werden. Ein Subcontractor, der einen Auftrag über die Umsetzung eines „Action Task“ durchführt, stellt anschließend für seine/ihre Leistung (Werk- oder Dienstleistung, Warenlieferung) eine Rechnung und erhält dafür einen marktüblichen Preis.

Auf Subcontracting-Kosten werden keine indirekten Kosten aufgeschlagen (d.h. Kosten für Subcontracting sind bei Berechnung der 25% indirekten Kosten nicht zu berücksichtigen.).

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei den Kosten für "sonstige Waren und Dienstleistungen" zwar ebenfalls um Verträge über Werk- oder Dienstleistungen bzw. Warenlieferungen, diese betreffen aber keine Durchführung von „Action Tasks“ durch Dritte.

Wenn im Budget Mittel für „Subcontracting“ (Unteraufträge) vorgesehen sind, können diese entsprechend vergeben werden. Wenden Sie sich bitte vorab immer an die Abteilung 7.2 (wegen des Budgets) und die Abteilung 5.3 (bezüglich der Auftragsvergabe).

Die Auszahlung der Mittel wird durch die EU veranlasst und erfolgt an den Koordinator oder direkt an die Universität Bonn, wenn diese der einzige Projektpartner ist. Zu Beginn eines Projektes leistet die EU eine Vorauszahlung (Pre-Financing). Von der Summe des Pre- Financings behält die EU 5 % für den Garantiefond ein. Weitere Zahlungen (Interims-Zahlungen) erfolgen nach Einreichung, Prüfung und Annerkennung der Zwischennachweise (Financial Statements) bis zu max. 90 % der Fördersumme.

Die Höhe der Interims-Zahlungen richtet sich nach den gemeldeten und anerkannten Kosten.

Die Schlusszahlung inkl. der einbehaltenen Mittel aus dem Garantiefond erfolgt nach Einreichung und Prüfung des letzten Reportings. Sobald die EU die Endberichte erhalten hat, erfolgt die Schlusszahlung innerhalb von 90 Tagen, unter der Voraussetzung, dass von EU Seite keine Nachfragen mehr bestehen.

Dieser Prozess kann aber auch bis zu einem ein Jahr andauern, falls ein Audit seitens der EU angeordnet wird.  Die EU-Kommission hat das Recht während der Laufzeit eines Projektes oder 2 Jahre nach Erhalt der Schlusszahlung ein Audit des Projektes durchzuführen. Die Entscheidung wann, welche und ob Projekte geprüft werden, liegt alleine bei der EU-Kommission.

Erreichen oder Übersteigen die abgerechneten direkten Kosten 325.000 EUR muss am Ende der Projektlaufzeit ein sog. Certificate on the Financial Statement (Buchprüfungszertifikat) zusammen mit dem finalen Report eingereicht werden. Dieses wird durch einen externen Auditor erstellt. Ihre zuständige Ansprechpartner*in Abteilung 7.2 kümmert sich gerne um die Ausstellung der notwendigen Dokumente und die Beauftragung des Auditors.

Zur Erstellung des Audits werden ca. 14 Tage benötigt. Bitte planen Sie dies bei der Vorbereitung des abschließenden Reportings mit ein.

Die EU legt für jedes Projekt Berichtsperioden fest. Diese stehen in Artikel 20.2. des Grant Agreements und sind im Funding&Tenders Portal zu finden. In jeder Berichtsperiode muss ein technischer Bericht und ein Finanzbericht abgegeben werde. Beide Berichte werden über das Funding & Tenders Portal der EU-Kommission elektronisch eingereicht.

Bei der Erstellung des finanziellen Verwendungsnachweises (Financial Statement) unterstützt Sie die Abteilung 7.2. Das periodic reporting wird 60 Tage vor Einreichungsfrist von der EU-Kommission bekannt gegeben. Bitte kontaktieren Sie die jeweilige Ansprechpartner*in mindestens 3 Wochen vor Ablauf der Einreichungsfrist. Das Financial Statement wird vom Financial Signatory (FSIGN) in Abteilung 7.2 unterzeichnet und an den Koordinator /die EU übermittelt.

Sonderregelung bei Marie S. Curie Projekten

Marie S. Curie Projekte werden nach Unit Costs abgerechnet. Berechnungsgrundlage sind die Researcher Monate, in denen Sie einen Marie Curie Fellow beschäftigt haben.

Maßgeblich für die Abrechnung ist also die Beschäftigungsdauer eines Marie Curie Research Fellows, nicht die tatsächlichen Kosten, die in diesem Zusammenhang auch nicht nahgewiesen werden müssen. Allerdings muss nachgewiesen werden, dass das Projekt planmäßig verlaufen ist. Waren z.B. Workshops vorgesehen, muss bei einer Prüfung ersichtlich sein, dass diese stattgefunden haben.

Die EU-Kommission gewährt nur in Ausnahmefällen und nach ausführlicher Begründung eine kostenneutrale Verlängerung des Projektes, wie z.B. bei Ereignissen, die bei Unterzeichnung des Grant Agreements nicht vorhersehbar waren (Krankheit, etc.). Kostenneutrale Laufzeitverlängerungen aus persönlichen Gründen (Mutterschutz etc.) sind im Verbundbereich, anders als bei den Individualmaßnahmen ERC und MSCA IF, nicht möglich. 

Bei Verbundprojekten ist eine kostenneutralen Laufzeitverlängerung (max. 6 Monate) auch deshalb schwierig, weil die Gründe für die Verlängerung das komplette Konsortium betreffen müssen. Bei ERC-Projekten kann eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung in Ausnahmefällen auch mehr als 6 Monate betragen.

Corona-bedingte Laufzeitverlängerungen hat die EU-Kommission in vielen Projekten zugelassen. Nähere Informationen finden Sie unter der FAQ-Seite¹⁷²¹ der Kommission.

Zusätzliche Arbeiten oder wenn Berichtsabgabefristen der EU-Kommission nicht eingehalten werden können, reichen als Begründung für eine Laufzeitverlängerung des Projektes grundsätzlich nicht aus. Sollte sich in Ihrem Projekt eine Verzögerung abzeichnen, kontaktieren Sie bitte ihre jeweilige Ansprechpartner*in aus der Abteilung 7.2.

Beim Bewerbungsprozess bei Eurostat für den Zugang zu Datensätzen benötigen Sie eine Referenznummer der Universität Bonn ("recognized research entity"): 2014/191/DE

Eine ausführliche Anleitung zum Antragsverfahren finden Sie hier¹⁸. 

Sobald Ihr Antrag die ersten beiden Reviews durchlaufen hat, muss der paraphierte und von Ihnen selbst unterzeichnete Vertrag noch von Frau Dr. Pag als "contact person" unterschrieben werden. Bitte melden Sie sich zunächst in Abt. 7.2, um den Prozess in die Wege zu leiten.