Unser Service für Ihr Projekt mit Stiftungen, DAAD und weiteren Fördermittelgebern

Sollten Sie als Mitantragsteller*in um einen "Letter of Intent" gebeten werden, wenden Sie sich bitte an uns.

US-amerikanische Universitäten haben oft eigene Vorlagen für solch einen LoI. Gerne können Sie diese an uns weiterleiten, damit wir sie für die hiesigen Gegebenheiten anpassen können.

Insbesondere bei der Planung von Forschungsaufenthalten im Ausland und der Beschäftigung von z.B. Hilfskräften vor Ort, beachten Sie bitte unbedingt das Rundschreiben 52/2017 zur Abwicklung von Sachkostenabschlägen in Drittmittelprojekten. So kann vermieden werden, dass Dokumente fehlen, die im Nachgang schwer zu bekommen sind oder Fristen versehentlich verstreichen.

Ihr Projektantrag ist bewilligt worden und Ihnen liegt die Zusage der Stiftung zur Drittmittelförderung vor. Gratulation!
Die Abteilung 7.2 der Universitätsverwaltung begleitet Sie im weiteren Projektlebenszyklus und berät Sie in Bezug auf die administrative und finanzielle Abwicklung des Projektes.

Bitte leiten Sie die vollständigen Unterlagen zum bewilligten Projekt an Ihre*n Ansprechpartner*in der Abteilung 7.2 weiter:  

• Bewilligungsschreiben der geldgebenden Stiftung
• alle Anhänge zum Bewilligungsschreiben (Förderrichtlinien, Formularvorgaben etc)
• Projektantrag, auf den sich die Bewilligung bezieht
• Finanzierungsplan zum Projekt

Wir richten Ihr Projektkonto entsprechend der Bewilligungszusage ein und vergeben eine Projektnummer/ein PSP-Element, über das Sie Einblick in das Drittmittelkonto, die Mittelverfügbarkeit sowie alle dem Projekt zugewiesenen Buchungen nehmen können.

Wir stehen Ihnen gerne für alle Fragen rund um die administrative Abwicklung zur Verfügung und bieten Ihnen eine persönliche Beratung im Rahmen eines Kick-Off-Gesprächs an.

Wir stehen Ihnen gerne für alle Fragen rund um die administrative und finanzielle Abwicklung des Projektes zur Verfügung.

Auf Nachfrage erstellen wir Ihnen eine Kostenkalkulation für das aus dem Projekt finanzierte Personal, um die Personalbudgetverfügbarkeit über die Projektlaufzeit besser planen zu können.

Wir erteilen Ihnen gerne Auskunft über den finanziellen Status Ihres Projektes in Bezug auf Budgetverfügbarkeit, Personalkostenfestlegungen, verausgabte Mittel sowie den aktuellen Kontostand.

Die laut Bewilligungsschreiben der Stiftung bereitgestellten Mittel werden im Verlauf der Projektlaufzeit beim Geldgeber abgerufen oder quartalsweise zugewiesen (Alexander von Humboldt-Stiftung). Dies erfolgt auf Grundlage eines vereinbarten Zahlungsplans.

Die Vorbereitung der Mittelabrufe/Zuweisungen sowie die Generierung einer erforderlichen Belegnummer für den Überweisungsverwendungszweck übernimmt gerne Ihr/e Ansprechpartner*in der Abteilung 7.2.

Bitte beachten Sie die Formatvorgabe einzelner Geldgeber.

Zum Projektabschluss ist ein Nachweis über die Verwendung der abgerufenen Mittel gegenüber dem Geldgeber zu erbringen.

Je nach Bewilligungszusage und Förderrichtlinie der Stiftung, ist darüber hinaus ein jährlicher Zwischennachweis über die Mittelverwendung zu erbringen.

Bitte beachten Sie die Formatvorgabe einzelner Geldgeber.

Die Erarbeitung des Verwendungsnachweises erfolgt in Abstimmung zwischen Projektleitung und Abteilung 7.2.

Jedes Projekt ist mit einer festen Laufzeit verbunden und endet somit zu einem in der Bewilligung festgelegten Datum. Eine Verlängerung der Laufzeit ist nur mit Zustimmung des Geldgebers möglich.

Der inhaltliche Abschluss des Projektes wird mit dem sachlichen Abschlussbericht von der Projektleitung gegenüber dem Geldgeber dokumentiert.

Den finanziellen Projektabschluss stellt der Verwendungsnachweis für den Geldgeber dar.

Administrativ kann ein Projekt und somit das Projektkonto bei der Universitätsverwaltung geschlossen werden, sobald das Projektkonto ausgeglichen und im Anschluss gesperrt ist.

Spricht der DAAD eine Bewilligung aus, ist der Abschluss eines (Form-)Zuwendungsvertrages erforderlich. Die Befugnis für die Unterzeichnung der Zuwendungsverträge liegt bei Dezernat 7 im Auftrag des Kanzlers. Bitte senden Sie die Verträge entweder in zweifacher Ausfertigung per Post oder in eingescannter Form an die zuständige Ansprechperson, die sowohl die Unterzeichnung als auch die Übersendung an den DAAD in die Wege leitet. Fügen Sie bitte den zugrunde liegenden DAAD-Finanzierungsplan bei.

Der Vertrag ist erst nach erfolgter Unterzeichnung durch den DAAD gültig. Vor diesem Datum erforderliche Ausgaben bzw. Personaleinstellungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung durch den DAAD (vorzeitiger Maßnahmenbeginn).

Die Mittelabrufe erfolgen grundsätzlich über das DAAD-Portal durch die Projektleitung oder deren Assistenz. Als Verwendungszweck ist zuvor in der Faktura-App eine Belegnummer zu generieren. (Damit nicht automatisch ein Rechnungsversand erfolgt, bitte zusätzlich in der App ‚keine Rechnung‘ vermerken.)

Die Mittel dürfen je nach Programm für die voraussichtlichen Ausgaben der nächsten 6 bzw. 8 Wochen beim DAAD angefordert werden. 

Grundsätzlich sind für die Bewirtschaftung der DAAD-Projekte die spezifischen Förderbedingungen des jeweiligen Programmes maßgeblich. Für die Abrechnung von bewilligten Pauschalen beachten Sie bitte zusätzlich:

A) Reine Pauschalbewilligungen (PPP)

• Abrechnung der Reisekosten als Dienstreise nach Landesreisekostengesetz über die Reisekostenstelle
• Dem DAAD sind nur die abrechnungsfähigen Pauschalen nachzuweisen
• Positive/negative Kassenbestände werden bei Projektabschluss ausgeglichen

B) Mobilitäts-und Aufenthaltspauschalen in diversen Programmen für

• Projektpersonal und Gäste: Abrechnung der Reisekosten als Dienstreise nach Landesreisekostengesetz über die Reisekostenstelle Die Pauschalen des DAAD werden nicht an die Reisenden ausbezahlt.
• Geförderte Personen: Abrechnung entweder nach Fördersätzen des DAAD pauschal oder nach tatsächlich angefallenen Kosten mit Belegen.
• Mit den Aufenthaltspauschalen deckt der DAAD alle entstandenen Reisekosten der Universität Bonn pauschal ab. Über die Pauschalen hinausgehende Reisekosten müssen anderweitig finanziert werden.

Die Verpflegung der Teilnehmer*innen während einer Maßnahme muss durch Aufenthalts-/ Verpflegungspauschalen abgedeckt werden. Es können keine zusätzlichen Cateringkosten/extra Verpflegungskosten beantragt bzw. abgerechnet werden (z.B. Buffet bei einer Veranstaltung). Grundsätzlich ist die Bewirtungsrichtlinie der Universität Bonn zu beachten.