Prozedere bei Vertragsangelegenheiten

Der Projektplan steht - aber wie geht es weiter?

Der Projektplan ist geschrieben und die Projektkosten sind berechnet. Wer hilft mir jetzt bei der Erstellung des Vertrages?

Fragen und Antworten rund um das Prozedere zur Verhandlung von Forschungs- und Transferverträgen

Das hängt von der Art des Vertrags ab:

  • Geheimhaltungsvereinbarung: diejenige Partei, die vertrauliche Informationen zur Verfügung stellen möchte.
  • Material Transfer Vertrag: diejenige Partei, die Materialien zur Verfügung stellen möchte.
  • Datennutzungsvereinbarung: diejenige Partei, die Daten zur Verfügung stellen möchte.
  • Zuwendungsvertrag: die*der Zuwendungsgeber*in.
  • Forschungskooperation: die Institution der Projektkoordinatorin*des Projektkoordinators.
  • Auftragsforschung: die*der Auftraggeber*in.
  • Weiterleitungsvertrag: die mittelverwaltende Hochschule bzw. diejenige Institution, die die Mittel weiterleitet.
  • Lizenzertrag: die*der Lizenzgeber*in.

Bitte wenden Sie sich bei einer vertraglich geregelten Drittmittelforschung oder einem Transferprojekt  an die zuständige Referentin*den zuständigen Referenten der Stabstelle Forschungsverträge oder, bei schon laufenden Projekten, an die*den zuständige*n Sachbearbeiter*in des Projektmanagements im Forschungsdezernat. Der Vertragsentwurf wird von der Stabsstelle Forschungsverträge, ggf. in Abstimmung mit dem Transfercenter enaCom oder dem Projektmanagement erstellt und der Projektleitung übermittelt.

Grundsätzlich ist die jeweilige Projektleitung für die Kommunikation mit den Vertragspartnern über den Vertragsentwurf verantwortlich.

Soweit erforderlich (insb. bei komplexeren Vertragsverhältnissen) übernimmt in Absprache mit der Projektleitung die Stabsstelle Forschungsverträge die Kommunikation mit den Vertragspartnern bzw. den dortigen Rechtsabteilungen.

Die Projektleitung der Universität Bonn sollte zunächst für sich selbst prüfen, ob die in dem Vertragsentwurf enthaltenen Regelungen verständlich, nachvollziehbar und aus ihrer Sicht dem betreffenden Projekt und der angestrebten Zusammenarbeit angemessen sind. Diese eigenverantwortliche Überprüfung ist wichtig, da nur die Projektleitung alle Besonderheiten und etwaige Schwierigkeiten im betreffenden Forschungsvorhaben kennt.

Sodann leitet die Projektleitung den Vertrag an die Stabsstelle Forschungsverträge zur dortigen Rechtsprüfung, um spätere juristische Problem zu vermeiden. Die Stabsstelle Forschungsverträge stimmt den Vertragsentwurf ggf. mit weiteren, einzubeziehenden Verwaltungseinheiten ab.

Die Projektleitung übermittelt den Vertragsentwurf zeitnah bei vertraglich geregelter Drittmittelforschung an die Stabsstelle Forschungsverträge. Vertraulichkeitsvereinbarungen (CDA, NDA), Materialtransferverträge (MTA) und Lizenzverträge werden zeitnah an das Transfercenter enaCom übermittelt.

Die Stabsstelle Forschungsverträge prüft den Vertragsentwurf in juristischer Hinsicht und stimmt sich mit anderen einzubindenden Stellen ab (insb. enaCom, Haushalt und Steuer). Etwaige Änderungs- und/oder Ergänzungswünsche werden in sichtbarem Bearbeitungsmodus direkt in das jeweilige Entwurfsdokument eingearbeitet, das deshalb im Word-Format vorliegen muss. Hierdurch wird eine zielführende und zeitnahe Weiterbearbeitung von Änderungswünschen ermöglicht.

An der Universität Bonn werden alle Arten von forschungsbezogenen Verträgen vom Dezernenten des Dezernats Forschung und Transfer im Auftrag des Kanzlers unterschrieben. In der Regel werden die Verträge auch durch die Projektleitung mitgezeichnet. Die Projektleitung bestätigt damit, vom Inhalt des Vertrags Kenntnis genommen zu haben und dessen Inhalte (insb. bzgl. der wissenschaftlichen Aufgaben und Inhalte) umsetzen zu wollen / zu können. Lizenzverträge werden vom Kanzler unterschrieben.

Verträge, die allein von Projektleiter*innen unterzeichnet sind, haben keine Rechtsverbindlichkeit.

Wenn alle Vertragspartner einverstanden sind, können Verträge ausschließlich in digitaler Form abgeschlossen werden. Ansonsten müssen für jeden Vertragspartner genügend Originale unterschrieben werden. Innerhalb der Universität Bonn gibt es keine Vorgaben, ob zuerst die Projektleitung und dann die Verwaltung zeichnet oder umgekehrt. Ist der Vertrag von allen Partnern unterschrieben, archiviert die Stabsstelle im Forschungsdezernat eine elektronische Kopie in der Projektakte und nimmt ggf. das Original zum Vorgang.

Sobald der Vertrag rechtswirksam von allen Partnern unterzeichnet wurde, wird bei Projekten, deren Mittelabruf vom Abschluss eines Vertrags abhängen, das zur Mittelverwaltung erforderliche PSP-Element durch das Projektmanagement im Dezernat Forschung und Transfer eingerichtet. Das ist dann der Fall, wenn die Universität Bonn keinen eigenen Zuwendungsbescheid erhalten hat. Erst danach können Ausgaben durch die Projektleitung veranlasst und etwaige Personalvorgänge (insb. Einstellungen) des Projektes bearbeitet werden.


Sollten im Zusammenhang mit der Projektdurchführung rechtliche Fragestellungen oder Konflikte auftreten, kann sich jede*r Wissenschaftler*in der Universität Bonn an die Stabsstelle Forschungsverträge wenden. Gemeinsam mit der*dem Wissenschaftler*in berät die Stabsstelle über das weitere Vorgehen.


Kontakt

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Holger Impekoven

+49 228 73-5944

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Mirco Theiner

+49 228 73-54090

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