Datenschutzerklärungen zu den Deutschkursen der Abteilung Deutsch als Fremdsprache am International Office

Um an den Deutschkursen der Abteilung Deutsch als Fremdsprache am International Office teilnehmen zu können, müssen die Bedingungen bei jeder Anmeldung gelesen und akzeptiert werden.

Hinweise zur Datenerhebung und Datenverarbeitung

Wir freuen uns, dass Sie sich für die Teilnahme an einem Deutschkurs des International Office interessieren. Nach den Vorgaben der Art. 6, 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die von der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität im Rahmen der Nutzung des Lucom Formularservers und der Customer Relationship Management Software cRM für die Administration und Veranstaltung von Deutschkursen erhoben werden.

Name und Kontaktdaten der datenverarbeitenden Stelle und des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter:
N.N.
Genscherallee 3
53113 Bonn
E-Mail: datenschutz@uni-bonn.de

Vertreter:
Eckhard Wesemann
Dezernat 1, Abt. 1.0
Regina-Pacis-Weg 3
53113 Bonn
E-Mail: wesemann@verwaltung.uni-bonn.de

Erhebung und Speicherung von Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den Vorgaben und Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes NRW (DSG NRW), sofern diese für das cRM Veranstaltungsmanagement an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität erforderlich sind.

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen ist. Eine Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten zur Dokumentation der Teilnahme an internen Weiterbildungsangeboten und Veranstaltungen besteht. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Prozess Veranstaltungsmanagement in der Zukunft

Die Interessenten melden sich über ein Anmeldeformular, das mit dem Lucom Formularserver erstellt wurde, bei einer ausgewählten Veranstaltung an.

1. Die Daten des*der Interessenten werden direkt über das Formular zum cRM weitergeleitet und stehen dort zur Verfügung.
2. Die Administration (Bestätigungsmail, Einladung zur Veranstaltung, Teilnahmeliste, Warteliste, Feedback) wird in cRM durch die Sachbearbeiter*innen gesteuert, dazu werden Zuständigkeiten durch ein Merkmal definiert, sodass der*die Sachbearbeitende nur auf die Veranstaltungen zugreifen kann, die in seinem*ihrem Verantwortungsbereich liegen.
3. Aus dem cRM sind Controllinglisten generierbar, aus denen die anonymen Teilnahmedaten zu sehen sind.
4. Teilnehmer*innendaten werden anhand der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Es ist jederzeit möglich den Interessenten Auskunft zu geben, welche Daten von ihnen in cRM gespeichert sind – integrierte DS-GVO-Konformität.

Eine Übermittlung persönlicher Daten an Dritte findet nicht statt.

Verantwortliche Stelle für die Softwarewartung für das cRM Veranstaltungsmanagementsystem:

Combit Software GmbH
Bücklestraße 3–5
78467 Konstanz
Deutschland
Telefon: +49 7531 9060-10
Fax: +49 7531 9060-18
E-Mail: service@combit.net
www.combit.net

Betroffenenrecht

Sie haben das Recht,

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von der o.g. verantwortlichen Stelle verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über

• die Verarbeitungszwecke,
• die Kategorie der personenbezogenen Daten,
• die Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden,
• die geplante Speicherdauer oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer,
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch,
• das Bestehen eines Beschwerderechts,
• die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht von der o.g. verantwortlichen Stelle erhoben wurden,
• sowie über das etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei der o.g. verantwortlichen Stelle gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei der o.g. verantwortlichen Stelle gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies gilt nicht, wenn

• für die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der*die Verantwortliche unterliegt,
• aus Gründen des öffentlichen Interesses,
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit die Löschung der Daten voraussichtlich die Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, die weitere Speicherung der Daten erforderlich ist;

• gemäß Art. 18 DS-GVO unter den dort genannten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 20 DS-GVO unter den dort genannten Voraussetzungen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen sowie
• sich gemäß Art. 77 DS-GVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde lautet:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
Fax: +49 211 38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Mitwirkungspflicht

Im Rahmen des cRM Veranstaltungsmanagements sind Sie dazu verpflichtet, uns alle anmelderelevanten Daten mitzuteilen. Sofern Sie die Daten nicht der o.g. verantwortlichen Stelle mitteilen bzw. zur Verfügung stellen, ist die Teilnahme an einer Veranstaltung an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn nicht möglich.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die oben genannte verantwortliche Stelle.