Programm Digitalisierung administrativer Prozesse (PDaP)

Das Programm Digitalisierung administrativer Prozesse (PDaP) wurde 2020 eingerichtet, um die digitale Transformation der Verwaltung zu koordinieren und voranzutreiben. Es bündelt Projekte, fördert die Zusammenarbeit aller Beteiligten und sorgt für eine enge Anbindung an die strategischen Ziele der Universität.

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Themenfelder

Die Universität Bonn verfolgt das strategische Ziel, ihre administrativen Prozesse vollständig zu digitalisieren. Ziel ist es, Effizienz, Nutzerfreundlichkeit und Transparenz in den Verwaltungsprozessen nachhaltig zu steigern. Grundlage sind die gesetzlichen Vorgaben des E-Government-Gesetzes NRW (EGovG), des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sowie die Digitalisierungsstrategie des Landes NRW.

Innovationsverantwortung

Das PDaP übernimmt die strategische Rolle, Innovationen wie KI frühzeitig zu prüfen und verantwortungsvoll für die Verwaltung nutzbar zu machen.

SAP S/4HANA als digitales Rückgrat
Modernisierung der Finanz-, Personal- und Beschaffungsprozesse durch den steten Ausbau des zentralen ERP-Systems.
E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung
Beteiligung an Konsortialprojekten im Rahmen der Digitalen Hochschule NRW zur Einführung elektronischer Akten und digitaler Vorgangsbearbeitung.
Umsetzung von EGovG NRW und OZG
Zusammenarbeit mit der E-Government- und OZG-Koordinatorin zur Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und Verbesserung digitaler Services.
Weitere Digitalisierungsprojekte
Kontinuierliche Optimierung der administrativen Prozesse mit Blick auf Synergien und Interdependenzen.

Portfoliomanagement

Seit 2025 wird die Priorisierung und Steuerung der Vorhaben durch die Etablierung eines Portfoliomanagement administrativer Digitalisierungsprojekte unterstützt. Dabei werden Projekte systematisch nach verschiedenen Kriterien bewertet. Das zugehörige Portfolioboard sorgt für Transparenz und Abstimmung, Programmausschüsse begleiten die Umsetzung.

Künstliche Intelligenz in der Verwaltung

Ein besonderer Schwerpunkt liegt seit 2024/25 auf dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Sie eröffnet vielfältige Möglichkeiten, administrative Aufgaben effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten.

Die Universität Bonn setzt dabei auf einen partizipativen Ansatz:

Aufbau von Communities of Practice und KI-Werkstätten
Pilotierung und Einführung von Large Language Models für die Verwaltung
KI-Tage und Podcasts als Plattformen für Austausch und Wissenstransfer
eigenes Schulungsprogramm „Fit für KI“ der Personalentwicklung

Mitgestalten und Ausblick

Das PDaP lädt alle Universitätsangehörigen ein, die Digitalisierung aktiv mitzugestalten. Mit agilen Strukturen und dem Einsatz neuester Technologien – von SAP S/4HANA bis hin zu KI-Lösungen – schafft das Programm eine zukunftsorientierte Arbeitsumgebung, die auf Innovation, Effizienz und Zusammenarbeit setzt.