Jede Organisation lebt durch Prozesse - und die kann man durch Prozessmanagement verbessern, weiß Stefanie Freyberger: "Prozessmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Gestaltung, Optimierung und Steuerung von Abläufen in einer Organisation". Sie leitet das Team Organisationsentwicklung innerhalb der Stabsstelle Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und Gesundheitsmanagement, das das Prozessmanagement seit 2022 an der Universität aufbaut und vorantreibt.
Was trocken klingt, bekommt im Gespräch mit Freyberger und Prozessmanagerin Tatjana Fuchs schnell eine ganz andere Note: Es geht um Menschen und ihre Zusammenarbeit. "Unsere Kolleg*innen hier an der Uni nutzen und führen täglich unzählige Verwaltungsabläufe durch. Unser Ziel ist es, diese kontinuierlich zu verbessern und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern", fasst Fuchs zusammen.
Wie setzt das Team das um? "Wir steuern das zentrale Prozessmanagement, entwickeln Standards, Methoden und Vorlagen weiter und begleiten Digitalisierungsprojekte sowie priorisierte Prozessoptimierungsvorhaben", führt Freyberger aus. Zugleich befähigt das Team andere Organisationseinheiten, ihre Prozesse eigenständig zu managen: Es schult, vernetzt und bringt methodische Expertise ein. Die Begleitung ist flexibel – mal als Prozessberatung, mal als Sparringspartner, mal in der Projektleitung. "Immer mit dem Ziel, Prozessmanagement als selbstverständliche Arbeitsweise in allen Bereichen zu verankern – gewissermaßen in die DNA der Organisation einzuflechten."
Praxisnahe und tragfähige Ergebnisse durch Beteiligung
Wie das Zusammenspiel aus methodischer Prozessmanagement-Expertise und der Befähigung anderer Bereiche stattfinden kann, berichtet Jennifer Hartmann. An der Uni Bonn leitet sie ein Projekt zur Digitalisierung der Verwaltung des Erasmus+-Programms, Europas größtem Austauschprogramm für Studierende und Mitarbeitende. Statt wie bislang auf Papier, PDFs oder E-Mails sollen dort künftig alle Bewerbungen von Studierenden über eine zentrale Online-Plattform erfasst werden. Prozessberaterin Alina Albrecht hat das Projekt begleitet. Gemeinsam mit ihrem Kollegen Rolf Packmohr komplettiert sie das 4-köpfige Team der Organisationsentwicklung. "Alina hat die unterschiedlichen Beteiligten in mehreren Workshops dazu angeleitet, die bis dahin stark voneinander abweichenden Abläufe aus den verschiedenen Studienfächern zu vereinheitlichen und dennoch wichtige Unterschiede zwischen den Fächern weiterhin zu berücksichtigen", beschreibt Hartmann.
Dabei werden die Betroffenen zu Beteiligten gemacht, etwa in Workshops. "Sie sind schließlich die Expert*innen für ihre Prozesse", ordnet Fuchs ein. In den Workshops sitzen Kolleg*innen unterschiedlicher Bereiche oft erstmals zusammen und klären: Was brauchen wir voneinander? Gibt es einen besseren Weg? Hinzu kommt: "Optimierte Prozesse ermöglichen nur dann erfolgreiche Digitalisierung und Transformation, wenn sie akzeptiert werden. Die Beteiligten einzubeziehen, ist eine Grundvoraussetzung für Akzeptanz", betont Freyberger. Fuchs ergänzt: "Gleichzeitig steigt die Qualität der Lösungen enorm, wenn Beteiligte aktiv eingebunden werden. Wir erhalten dadurch sowohl praxisnahe als auch tragfähige Ergebnisse."
Das Team nutzt Werkzeuge des Prozessmanagement auch für Teamentwicklungen. „Damit lassen sich Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungswege klären“, sagt Fuchs. In Kombination mit Methoden der Teamentwicklung unterstützt die Organisationsentwicklung so bei Umstrukturierungen, schnell gewachsenen Teams oder offenen Fragen – und verankert zugleich das prozessorientierte Denken tiefer in der Uni.
Jennifer Hartmann zieht positive Bilanz: „Wir konnten den Prozess deutlich verschlanken. Heute läuft er über die Online-Plattform des International Office.“ Besonders wertvoll sei die Kombination aus methodischer Kompetenz der Prozessberaterin und ihrer eigenen Expertise in Digitalisierung und Erasmus+ gewesen. Gemeinsam entwickelten sie Ideen für Workshops und bereiteten diese vor und nach. Dabei habe sie gelernt, Prozesse zu vereinheitlichen, zu optimieren – und vor allem: "wie wir dazu kommen, dass die Beteiligten vom Ergebnis überzeugt sind“, so Hartmann.
Prozessmanagement als strategisches Instrument
Darüber hinaus wurde sie vom Team im Umgang mit dem uniweit eingesetzten Prozessmanagement-Tool BIC Process Design sowie der Modellierungssprache BPMN 2.0 geschult. Dabei konnte Hartmann ihre bestehenden Kenntnisse vertiefen und bekam das nötige Rüstzeug, Prozessabbildungen bei der Abstimmung von Funktionen und Gestaltung der Plattform einzusetzen. Ob das gelungen ist?
„Unsere Zufriedenheitsumfrage spricht für sich“, sagt sie. Mitarbeitende, die Bewerbungen für Auslandssemester bearbeiten, bewerten die Nutzerfreundlichkeit des neuen Verfahrens mit 8,6 von 10 Punkten. Zwei Drittel fühlen sich deutlich entlastet – vor allem in Fächern mit den meisten der rund 600 Anträge pro Jahr. Und Hartmann? Sie will ihr Wissen im Prozessmanagement künftig in weiteren Projekten einsetzen. Das sei ein Beispiel für gelungenes Empowerment, unterstreicht Freyberger: "So bauen wir durch Begleitung und Befähigung immer auch Multiplikator*innen für das Prozessmanagement an der Uni Bonn auf."
An der Erfolgsgeschichte der Online-Plattform zeigt sich ein Grundsatz des Teams: Prozessoptimierung vor Digitalisierung. „Mit optimierten Prozessen können die Potenziale digitaler Lösungen ausgeschöpft und spürbare Verbesserungen erreicht werden. Und das ist wichtig, denn ein schlechter analoger Prozess bleibt auch digital schlecht“, erklärt Freyberger.
Wie steht die Uni Bonn im Vergleich zu anderen Hochschulen da? „Beim jährlichen Treffen der nordrhein-westfälischen Hochschulen zeigt sich: Wir sind stark aufgestellt – bei Standards, Einsatz in Projekten, Etablierung und Kompetenzaufbau“, berichtet Fuchs. „Andere gut aufgestellte Hochschulen nutzen ähnliche Methoden, und wir teilen viele unserer Erfolgsfaktoren“, ergänzt die Prozessmanagerin.
Einer davon ist Rückendeckung durch die oberste Führungsebene. Kanzler Holger Gottschalk sieht das Prozessmanagement als ein zentrales Instrument, um die Organisation strategisch weiterzuentwickeln: "Prozessmanagement ist ein Schlüssel, um den Herausforderungen von Digitalisierung, steigender Serviceorientierung, Arbeitsverdichtung und Fachkräftemangel wirksam zu begegnen. An unserer Universität treiben wir dieses Thema aktiv voran – federführend durch das Team Organisationsentwicklung."
Freyberger resümiert: "Darauf können wir natürlich sehr gut aufbauen – die Weichen sind gestellt."