1. Wie hat sich die Arbeit mit KI in der Verwaltung verändert?
Holger Impekoven: „Es ist auf allen Ebenen wahnsinnig viel passiert – bei den Modellen, aber auch innerhalb der Universität. Der Think Tank KI des Rektorats, der sich unter anderem mit dem Einsatz von KI in Forschung, Lehre und Verwaltung beschäftigt, hat verschiedene Empfehlungen gegeben, darunter auch für die Verwaltung. Die wichtigsten Meilensteine waren die beiden KI-Tage, die den Rahmen geschaffen haben, das Thema anzugehen. Wir haben die Communities of Practice ins Leben gerufen, bei denen sich Mitarbeitende über Anwendungsszenarien austauschen und von Erfahrungen profitieren. Wir haben mit ‚Kilian‘ eine sichere Sandbox für Experimente angeregt und Schulungen gestartet. Besonders wichtig war die klare Botschaft: Wir dürfen ausprobieren, wir dürfen Fehler machen. Wir haben uns Gedanken über einen transparenten Change-Prozess gemacht, um Sorgen in der Verwaltung zu nehmen. Da waren die COP ein gutes Instrument.“
2. Was ist an den COP-Treffen so besonders?
Michael Prill: Vielleicht ist es der dynamische, spielerische Ansatz, der die Community of Practice ausmacht. Dort sitzen die Leute mit unterschiedlichen Wissensständen zwei bis drei Stunden zusammen, probieren verschiedene KI-Tools aus und tauschen Erfahrungen. Von ChatGPT über Vertonungstools wie Elevenlabs, aber auch SAP-eigene Tools oder Bildgeneratoren – jedes Mal etwas anderes. Das macht Spaß, ist praxisnah und nimmt Hemmungen. Wir sehen immer wieder neue Gesichter und haben festgestellt, dass unsere Präsenztreffen, die „KI-Werkstätten“, besonders gut ankommen. Deshalb finden sie jetzt alle zwei Monate statt. Und es geht nicht nur um neue KI-Tools, sondern auch um Anwendungsfälle, die sich kombinieren und nutzen lassen. Wir haben gemerkt, wie sich das Lernverhalten vieler Teilnehmenden verändert hat.“
3. Welche Schulungen bietet man für die Mitarbeitenden an und wie werden diese wahrgenommen?
Nicola Thiele: „in Teilen ist das Missverständnis ausgeräumt, dass KI wieder verschwindet. Sie wird Arbeitsinhalte und Profile verändern. Deshalb haben wir verschiedene Formate entwickelt, damit jede und jeder den passenden Einstieg findet. Es gibt Grundlagenkurse für Neugierige, aber auch vertiefende Angebote für Fortgeschrittene. Neue Schulungsformate kommen hinzu, und gemeinsam werden Tools erprobt. Die Werkstätten gehen weiter, der Austausch wird intensiver, und die Möglichkeiten wachsen. Wer Lust hat, kann die Entwicklung aktiv mitgestalten – und erleben, wie KI den Alltag leichter macht. Wir sprechen bei Schulungen nicht nur über Software-Einführungen oder Toolkenntnisse. Beim Thema KI geht es um ein großes Veränderungsprojekt. Das spiegelt sich in den Qualifizierungsangeboten wider, die Kollaboration und Ko-Kreation stärken und dazu beitragen, „AI-Literacy“ sowie eine Haltung dazu in die Organisation zu bringen.“
4. Worauf können sich die Mitarbeitenden freuen?
Holger Impekoven: "Das Thema KI ist kein Hype, es bleibt und verändert unsere Arbeit. Wir werden entlastet, zum Beispiel indem das universitäre Wissensmanagement im Serviceportal besser zugänglich wird. Auch bei der Infrastruktur geht es weiter. Mit ‚Kilian‘ auf mixtral:8x7b -Basis hatten wir einen datenschutzkonformen Proof of Concept. Wir freuen uns, dass wir in Kürze auch uniweit solche Tools im Rahmen des Projekts KIWIS zur Verfügung stellen können – ohne dem Projekt von BZH und HRZ vorzugreifen."
Think Tank KI - Teil der Digitalstrategie
Die Digitalstrategie der Universität Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen Transformation. Der Think Tank KI ist eine Struktur im Zielbereich Neue Bereiche in Forschung und Lehre in der sich wissenschaftliche Expert*innen mit der zunehmenden Relevanz des KI-Einsatzes in allen Wissenschaftsbereichen befassen. Der Think Tank erarbeitet sukzessive strategische Empfehlungen an das Rektorat, wie die Universität mit der rasanten Entwicklung Schritt halten kann.
