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Service für universitäre Einrichtungen

In dieser Rubrik werden häufig gestellte Fragen universitärer Einrichtungen bezüglich der Aufbewahrung und Abgabe von Schriftgut beantwortet.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Alle wichtigen Informationen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsgut finden Sie in der Geschäftsordnung der Universitätsverwaltung (Stand: Februar 2010), die auch für die Einrichtungen der akademischen Selbstverwaltung gültig ist. Eine Übersicht bietet der Anhang 2. Die Geschäftsordnung finden Sie hier. 

Wohin mit den "alten" Akten, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind?

Dies ist eine häufig gestellte Frage. Irgendwann sind die Kapazitäten jeder noch so großen Registratur ausgeschöpft! Wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen die Akten dem Universitätsarchiv angeboten werden. Alles Institutionen sind gesetzlich verpflichtet, vor einer Aktenvernichtung die Altakten dem Archiv anzubieten (sog. Anbietungspflicht nach § 4 ArchG NRW). Denn neben der Aufgabe der Rechtssicherung ist die Aufbewahrung von historisch relevantem Schriftgut eine vorrangige Aufgabe des Archivs. Gerne beraten wir Sie vor Ort, wie mit Ihren alten Akten weiter verfahren wird! 

Was muss bei einer Aktenübergabe / Anbietung an das Archiv beachtet werden?

Eine Aktenübergabe bzw. Anbietung an das Archiv ist eine unkomplizierte Angelegenheit und bedarf in der Regel wenig Vorbereitung. Die Übergabe wird in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Archivs geplant. Zur Orientierung sollten folgende Schritte beachtet werden. Einer erfolgreichen Übergabe steht dann nichts mehr im Weg:

  • Terminvereinbarung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit  ggf. ein Termin zur Sichtung und Bewertung des Materials vereinbart werden kann. Hier wird bereits entschieden, ob das Material sich zur dauerhaften Aufbewahrung eignet. Falls eine Sichtung vor Ort aus unserer Sicht nicht notwendig erscheint, vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin zur Übergabe des Materials.
  • Abgabeliste. Bevor die Akten an das Archiv übergeben werden, sollte eine Abgabeliste von Ihnen angefertigt werden. So behalten Sie den Überblick, welche Akten Sie an das Archiv abgegeben haben. Eine Übergabeliste beinhaltet eine Auflistung aller abgegebenen Akten mit Kurztiteln und Laufzeit. Das entsprechende Formular finden Sie hier
  • Transportplanung. Wir planen zusammen mit Ihnen den sicheren Transport Ihres Materials. Bei größeren Abgaben wird das Service-Team der Universität Bonn in die Planung miteinbezogen.    
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